昆明市第一建筑工程股份有限公司应用云海OA系统

2015-04-20 建筑/房地产

昆明市第一建筑工程股份有限公司是一家以建筑施工为主的民营企业,创建于2006年,它属于传统的劳动密集型建筑企业,人员流动性大,季节性强。由于是新成立的公司信息化系统还未建立,公司领导从战略规划考虑,决定从一开始就完善企业信息化系统,从而利用科技力量来武装企业竞争力。

从认识云海OA之前,也从多方面地了解了办公自动化,从最初的红帆协同软件到云海OA,也慢慢地熟悉了不同软件的特性和对比度,对于刚成立不久的建筑企业来说,投入大量的成本购买价格昂贵的定制软件是不恰当的,而试用云海OA后这才是真正实现“零”成本,因为有30天的免费试用,减少了前期管理系统投入的盲目性,只需要有局域网或者外部空间支持即可,技术服务支持也是我们考虑使用的重点因素。从总体上来讲,在未上云海OA系统前,公司的信息化水平相当低,内外部的沟通时断时续,有时文件传达掉线传达不到位,执行力度差,行政事务重复工作现象多,基于此公司决定全面建设企业信息化系统,让OA帮助解决我们沟通、协调的问题。

对比总公司的管理信息系统,云海OA系统更具全局性,通俗易懂,更贴近人性化设计,从总公司的定制人力资源管理软件了解过程中,云海OA更从实际情况出发,其中的工作流模块使用更深入人心,解决了日常行政管理的繁杂事务,真正实现价值,并快乐地工作。

一、实施方案可分如下步骤进行

1、前期考察调研阶段:

先与OA开发商沟通、了解,寻找出适合公司的最佳组合,在试用过程中存在的问题和困难,与OA开发商咨询、沟通,不断地比较各种类型的OA产品,有条件时可邀请软件开发商来公司讲课培训,进而在实施OA系统之前,让公司各阶层的管理人员明白使用OA的快捷、公开、协同作业,了解OA的应用解决方案,一些日常事务中存在的问题在OA管理系统中如何设定、操作、后续跟踪,最终会使工作达到什么样的效果,各个层次的管理人员在实施过程中对OA管理系统的认识和看法,通过收集、整理不同层次的意见或建议,最终确定哪家软件开发商有个初步的判断。建议有必要专门成立临时组织,要求该主管积极参与,结合OA厂商提供的资料要求,快速地、系统地完成数据整理工作,如组织结构、流程、各种电子文档资料等,这样可以快速启动系统的试运行,并很大程度降低了系统推广的难度。

2、成本分析阶段:

按OA应用系统要求配置相应的服务器和域名解析,从而达到在不同区域、不同方位均可登录OA网络智能系统,实现远程办公的需要,而要达到OA办公智能化的要求,公司要考虑前期、中期、后期投入成本的比率,最终使OA这套系统在整个公司成功运作时需要花费的时间、人力、物力、资金等要素,有针对地结合工作效率与经济效益对比的分析,重而进行评估核算出三至五年计划投入多少,与经济数据报表的形式来考虑,做OA的最终想要达到高效便利,使每一位员工都在协同作业之中,在一个群组,一个团体集中作业,也减少日常繁琐的工作,达到精、简、效、益的管理性能优化,实现信息化管理,全工作流操作。

3、项目实施阶段:

当确定下OA管理系统后,首先要组建OA项目实施小组,设定由专门负责的领导、中层管理人员、一般管理人员组成,外部网络问题解决由X工负责,通过前期考察调研阶段的初步认识之后,由OA管理员在管理系统中录入相关的信息及管理权限,各部门主管、项目执行经理、技术负责人、资料员参加公司组织的OA信息化管理课程培训,进行现场操作演示,通过教育学习,初步达到能独立接收公告、通知、信息等工作,减少工作的被动性,综合部负责收集各部门汇总的信息、意见、建议与软件开发商进行沟通、协调、技术支持和适当时组织软件开发商来公司讲解和处理日常使用中存在的问题。

4、过程控制阶段:

OA管理系统牵涉各部门、人员,面较广,而其又体现了新的管理理念和模式,很大程度上改变了管理人员传统的工作习惯,因此在推广过程中,难免要遇到这样或那样的抵触。公司要制定相应的OA管理办法,明文要求各部门遵守执行,有必要切断传统纸质传输流转的形式,改变目前存在的纸质办公,而慢慢地实现无纸化办公的要求。

过程控制更多地要考虑对OA运行的检查和监督,每周对各部门进行例行工作检查,由相关部门、OA管理员、公司领导组成,对各部门、不同岗位的管理人员进行OA办公模拟操作,容易推广的功能模块和设计相对简单的工作流,如公告、内部邮件、短信通知、文档资料(公共文件柜、网络硬盘)等模块,相对较复杂的工作流程设置、车辆管理、会议管理、表单管理、固定资产管理、图书管理等模块,系统地分开来进行培训,减少员工对OA管理系统的抵触心理,一步步地转变各级管理人员的工作模式。

再者是对信息管理过程中如何解决工作流程设计的问题,因为在过程控制中,这块也是公司着重要解决的核心问题,通过近段时间的前期OA试用过程,工作流程的设计包含了公司的日常工作所有的审批流程,要符合公司远程办公的工作要求,设计工作流应根据实际情况出发,有依可据,有章可查,把日常工作的程序控制添加进去,可以通过分类进行讨论,部门分项的流程由各自部门完善,在内部网络中公示,收集不同意见最终确定工作流程序。

5、项目绩效评估阶段:

OA管理系统在应用半年或三个月时,公司组织由软件开发商、公司各层管理人员对实施效果进行评估,首先制定相应的评估办法和要求,细化评估对象的问答设计及实操过程,根据不同层次的界面分类进行评估,由评估小组有针对地对评估对象、评估课题、评估重点的掌握,对协同作业的联动效应是否及时,处理工作问题是否符合工作流程,以数字、图表的形式来统计近半年来实施OA管理系统所带来的工作高效简便的有力依据,对当前OA管理系统应用存在的问题和难度,提出后续实施OA管理系统的改进措施和解决方案。

二、寄语

从使用云海OA的这半年时间里,他们的服务使我感动,公司在应用云海OA也渐渐地步入正轨,当然未来的路还很长,困难还很多,相信在贵司的指导下会走得更远更快,双方共赢是我们乞求的目标。

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