上海利莱医疗器械有限公司牵手云海OA系统

2015-04-20 医疗/卫生

一、企业介绍

上海利莱医疗器械有限公司医疗设备厂是专门生产呼吸机、麻醉机、手术床、监护仪、医用空压机,手术无影灯 和氧气吸入器、血压计、血压表等系列产品。具有悠久的生产历史、先进的加工技术、优良的测试设备及完善的售后服务。

二、OA选型过程

2011年6月份,一方面随着公司业务的发展壮大,公司的分支机构逐渐增多,营业中所产生的日均工作量、报表远远超过手工处理能力,经常是员工加班加点得忙,但是效率提不起来,工作逻辑混乱,往往造成工作遗漏或者数据堆积作废,另一方面,由于没有统一的管理平台,分支机构的经营状况、人事变动、财务发生都无法及时准确的送达公司总部;公司总部与分支机构、分支机构与分支机构之间缺乏有效沟通、协作;为此公司高层多次会议讨论对策,试用自动化办公系统也就进入了议题;由此公司委托本人寻找合适的系统,自此我开始了解到OA,并且下载了几个不同厂家的试用版,结果发现确实对我们的工作处理上起了很大的帮助,为此公司决定购买OA系统;在多家软件提供商中我们之选择云海OA是因为:

一、服务;试用阶段相比其他几家,郑州云海的服务更为周到,不管是代理商还是网上的技术人员都不厌其烦地为我们详细讲解,其他的厂家虽然也提供了类似服务,但其服务质量不能算是尽心、合格;

其次,功能与性价比,云海OA的功能相对来讲明朗、易懂,操作起来也很简便;同时画面简洁,看着舒畅,同时价格合理、网上也公开,没有其他多余费用,让人放心。

三、目前云海OA的使用情况

OA 使用到目前已经三年了,仅限于公司管理人员试用,医护人员及普通员工目前未普及,共计52 人使用,涉及岗位包括:总经理、总监、总经理助理、部门经理、部门主管、会计、统计、出纳等;预计在9 月份增加分支机构后剩余账号全部发放,2012 年将升级版本;目前使用模块包括:个人事务、工作流、行政办公、知识管理、人力资源、公文管理、报表系统、项目管理、交流园地;当然针对不同级别员工开通的权限不一。

四、云海OA功能与实际应用举例

我们借助OA模块中"知识管理"-"公共文件柜"功能为公司总部、子公司建立了相应的报表文件柜,每日安排相关报表制作人把报表或者材料存放在相应的文件夹中,供权限人员查看分析,并及时的把分析结果反馈回各子公司得高层文件柜中,及时获取、分析市场信息、作出反应。

同时利用OA知识管理中的"行政办公"-"公告通知"模块二次开发了事务督办栏,用于督促事务专人专办的进度,如已办理完毕,可回复完成进度和成效,后审查合格后由行政办公室取下,否则将实时跳动,供相关人员监督。

1.信息发布

OA 模块中公告通知现阶段我们的应用侧重于企业内部的文件发布、公告发布。相对于以往,OA 公告更准时清晰,送达的范围更广了,为我公司各个部门的决策、制度及时发布、送达提供了很大帮助,尤其为公司的制度规范化建设提供了硬件保障。

"新闻模块"我们将其二次改进为"内部新闻"和"外部新闻"。内部新闻主要是针对本公司内部的新闻。例如"某某片区今天的业绩怎么样" 类似公司内部员工的工作、生活新闻。而"外部新闻"则是集中本行业近期内的新闻、政策法规等。

2.工作流

"工作流"模块实为我公司OA利用中的最大用途,涉及总办、财务、人事、物资采购、市场开发等部门的工作,为我公司提供了快捷、高效、节能的办公秩序,以往的工作丢失、积压、遗忘现象不再出现,使得公司的运作又上升了一个档次,所以公司对OA的使用工作赞不绝口也是鉴于此原因。原先OA自带的工作流程及表格基本上不适应我公司实际需要,为此我们着重根据自己的企业实际情况重新制定了部分表格和流程。

3.知识管理

"公共文件柜"的在我公司的应用在第四点已经说明,此处就不再重复。网络硬盘目前在我公司应用主要体现在:提供全体用户资料下载、常用软件下载;"OA 知道"使用率较低,对我们帮助有限。"维基百科"相对于百度、谷歌等搜索工具覆盖则更广、屏蔽内容更少,丰富了我们员工的知识、见解。

4.内部讨论区

"讨论区"在我们公司的应用包括工作交流区与发帖灌水区。工作交流区顾名思义是供内部员工交流,包括工作上的疑问、问题探讨,企业管理等一系列工作上的交流。发帖灌水主要用于八卦、娱乐使用,目前使用率低。

5.报表组件

"报表组件"目前在我公司仅应用于财务部门,其他部门用户暂未开通权限。从财务人员使用后获悉,该模块使用起来也较方便,但相对于专业的财务软件在技术及规范性而言有所欠缺。

6.其它功能模块

这里我要说明下"投票"模块,这个模块目前在我们公司应用也是比较广泛的,包括制度未公示之前的意见征求、年度员工评优、决策表决,甚至董事会用于企业战略规划的表决。其次是"手机短信"模块,利用手机模块在平时节假日、或者员工生日时发送短信祝福,成为企业关怀的一个重要手段。

五、产生的效益

自从11年使用云海OA 以后,一方面,使公司整体工作效率提高、工作的准确性也大大提高;其次,实现了公司总部与子公司、子公司与子公司之间同一平台办公。从公司各个角色来讲述效益,首先是老板,使用OA 之前,老板桌面一大堆打印材料,有报表、有待批文函,工作时间大大增加,另外由于经常出差,工作反馈滞后,但引进OA 以后,可以在同一平台上实现多层面的工作,包括报表解读、工作审批等;更重要的是,实现了真正的办公自动化,旅途、宾馆,随时随地,都可以关注工作。其次是管理层,通过OA 提供了数据分析平台,及时了解公司运营及部门运作的情况,丰富了信息来源并能对信息有效的应用和做出决策。第三,普通职员通过OA,了解公司的实时动态、新闻、公告、通知,可以利用OA 的讨论、交流平台,像公司献言献策,反应心声,在公司内形成了民主、共商的氛围;在工作上不仅节省了必要的口头汇报、手写等,而且使自己智能化的技能又得到提升。最后,网管的受益就在于用户的属性、权限统一管理, 现进网实行实名显示,职责、工作范围明朗清晰,同时也减少了发生工作泄密的可能性,再有就是OA 官网提供的30%的二次开发代码,使得网管在管理、开发我公司OA 新模块方面提供了技术支持。

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